Microsoft 365 – Übersicht

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 (früher Office 365) ist Microsofts Cloud-Plattform für Unternehmen. Es bündelt drei Dinge in einem Abo:

• Produktivitäts-Apps – Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote
• Cloud-Dienste – E-Mail (Exchange Online), Dateispeicher (OneDrive, SharePoint), Kommunikation (Teams)
• Verwaltung & Security – Geräteverwaltung (Intune), Identität (Entra ID), Compliance-Tools

Für dich als IT-Allrounder im KMU bedeutet das: Du hast einen einzigen Anlaufpunkt für Benutzerverwaltung, Lizenzen, E-Mail-Konfiguration und Sicherheit – nämlich das Microsoft 365 Admin Center unter admin.microsoft.com.

Die Kernbereiche auf einen Blick

Microsoft 365 ist kein einzelnes Produkt, sondern ein Bündel von Diensten. Diese Tabelle zeigt, was du wo findest:

Du wirst nicht alle davon täglich brauchen, aber du solltest wissen, wo was sitzt – vor allem Exchange, Teams und Entra ID sind im KMU-Alltag die häufigsten Anlaufpunkte.

Das Admin Center: Dein zentrales Cockpit

Das Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) ist der Einstiegspunkt für fast alles. Du erreichst es mit jedem Konto, das eine Admin-Rolle hat.

Navigation

Die linke Seitenleiste gliedert sich in folgende Hauptbereiche:

• Start – Dashboard mit Statusübersicht und häufigen Aktionen
• Benutzer – Aktive Benutzer anlegen, bearbeiten, Lizenzen zuweisen
• Teams & Gruppen – M365-Gruppen, Verteiler, Sicherheitsgruppen, Shared Mailboxes
• Rollen – Admin-Rollen vergeben (z.B. Helpdesk-Admin, Exchange-Admin)
• Abrechnung – Lizenzen kaufen, Abonnements verwalten, Rechnungen herunterladen
• Einstellungen – Organisationseinstellungen, Domänen, MFA-Richtlinien
• Setup – Onboarding-Assistenten, Domäneneinrichtung, App-Deployment
• Berichte – Aktivitätsberichte (E-Mail-Nutzung, Teams-Aktivität, OneDrive-Speicher)
• Integrität – Dienststatus live, Vorfallsverlauf, Nachrichtencenter

Am unteren Ende der Seitenleiste findest du weitere Admin Center – direkter Sprung zu Exchange, Teams, SharePoint usw.

Dienststatus prüfen

Bevor du bei einem Problem 30 Minuten debuggst, prüf immer zuerst den Dienststatus:

1. Admin Center → Integrität → Dienststatus
2. Alternativ direkt: status.office365.com

Wenn dort ein aktiver Vorfall steht (z.B. «Exchange Online degraded»), ist es kein lokales Problem. Notiere die Incident-ID für dein Ticket.

Lizenzmodelle für KMU

Microsoft 365 Business ist in drei Stufen verfügbar (max. 300 Benutzer pro Mandant):

Faustregel:

• Basic – reine Cloud-Worker, keine lokal installierten Apps nötig (z.B. Interne die nur im Browser arbeiten)
• Standard – Standardfall: volle Office-Suite auf dem PC, Cloud-Dienste inklusive
• Premium – empfohlen sobald du Geräte zentral verwalten, MFA mit Conditional Access erzwingen oder Endpoint-Schutz brauchst

Über die Business-Linie hinaus gibt es für grössere Organisationen (keine Beschränkung auf 300 User) die Enterprise-Pläne (E3, E5) sowie spezielle Pakete für Frontline Workers (F1, F3).

Lizenzen im Admin Center verwalten

Lizenzen einem Benutzer zuweisen:

1. Admin Center → Benutzer → Aktive Benutzer
2. Benutzer anklicken → Tab Lizenzen und Apps
3. Lizenz anhaken → Änderungen speichern

Wenn du viele Benutzer gleichzeitig umlizenzieren musst, geht das auch per PowerShell schneller – mehr dazu unter PowerShell im IT-Alltag.

Entra ID: Identität und Zugriff

Früher hiess es Azure Active Directory (Azure AD), seit 2023 ist der offizielle Name Microsoft Entra ID. Es ist das Herzstück jedes M365-Mandanten:

• Jeder M365-Benutzer ist ein Entra-ID-Objekt
• MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) wird hier konfiguriert
• Conditional Access (nur Premium/E3+): Regeln wie «MFA erzwingen wenn von ausserhalb des Firmennetzwerks»
• Gruppen steuern den Zugriff auf Apps, SharePoint-Seiten, Mailboxes

Das Entra-Admin-Center erreichst du unter entra.microsoft.com oder via Admin Center → Weitere Admin Center → Entra.

Mehr dazu: Active Directory Grundlagen

Erste Einrichtung: Checkliste für einen neuen Mandanten

Wenn du einen frischen M365-Mandanten übernimmst oder einrichtest, geh diese Punkte der Reihe nach durch:

1. Eigene Domäne hinzufügen – Admin Center → Einstellungen → Domänen → Domäne hinzufügen, dann DNS-Einträge setzen (MX, SPF, DKIM, DMARC)
2. MFA aktivieren – Entra ID → Sicherheit → MFA → Microsoft Authenticator als Standard
3. Security Defaults prüfen – Falls keine Conditional-Access-Lizenzen: Security Defaults aktivieren (Entra ID → Übersicht)
4. Notfall-Adminkonto anlegen – Ein zweites Global Admin-Konto ohne MFA-Gerätebindung, sicher verwahrt (Break-Glass-Account)
5. Erste Benutzer anlegen – Admin Center → Benutzer → Benutzer hinzufügen
6. Admin-Rollen verteilen – Nicht alle brauchen Global Admin; Exchange-Admin, User-Admin reicht für viele Aufgaben
7. Nachrichtencenter abonnieren – Admin Center → Integrität → Nachrichtencenter → E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren

PowerShell im M365-Alltag

Für Massenoperationen ist das Admin Center zu langsam. Die wichtigsten PowerShell-Module:

# Microsoft Graph PowerShell (Universalmodul, löst alle alten MSOnline/AzureAD-Module ab)
Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser

# Exchange Online Management
Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser

# Verbinden mit M365
Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All","Directory.ReadWrite.All"
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@firma.ch

Häufige Alltags-Befehle:

# Alle aktiven Benutzer mit Lizenzstatus
Get-MgUser -All | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName, AssignedLicenses

# MFA-Status eines Benutzers prüfen (über Authentication Methods)
Get-MgUserAuthenticationMethod -UserId "user@firma.ch"

# Benutzer deaktivieren (Offboarding Schritt 1)
Update-MgUser -UserId "user@firma.ch" -AccountEnabled:$false

Häufige Probleme und schnelle Lösungen

Verwandte Themen

• M365 – Benutzer und Lizenzen verwalten – Detaillierte Anleitung für User-Lifecycle
• M365 – Exchange Online – Mailboxes, Mailflow, Connectors
• M365 – Teams Administration – Richtlinien, Meetings, Gastzugriff
• Intune Grundlagen – MDM, Geräteenrollment, App-Deployment
• Active Directory Grundlagen – On-Premises AD und Hybridumgebungen
• IT-Security Grundlagen für KMU – MFA, Phishing-Schutz, Backups

Weiterlernen

• Microsoft 365 Admin Center – Offizielle Dokumentation (Deutsch)
• Microsoft 365 Business – Lizenzpläne vergleichen
• Grundlegendes zu Abonnements und Lizenzen in Microsoft 365
• Microsoft 365- und Office 365-Planoptionen (Service Descriptions)
• Microsoft Entra ID Dokumentation
• Microsoft 365 Business Premium – FAQ

Videos

YouTube

YouTube